Sammlung katalogisieren -> Macht Ihr das?

[Simon10]

Hallo zusammen,

seit längerem überlege ich mir, meine Sammlung vernünftig zu katalogisieren, d.h. mit Bildern und allen zusammengetragenen Informationen zu den Stücken. Ich habe zwar alles digital vermerkt (was, wann, EK-preis etc.), aber sämtliche Rechercheergebisse sind nur in meinem Kopf. Langsam merke ich aber, dass ich doch das ein- oder andere vergessen habe, was schade ist. Noch kann ich einiges aus Foren, Beiträgen oder E-Mails zusammensuchen, aber das wird mit der Zeit immer schwieriger. Habt Ihr ein excel-sheet, ein Buch oder eine App für die Katalogisierung eurer Sammlung bzw. Informationen zu euren Schätzchen? Es wäre super, wenn Ihr eure Erfahrungen und Vorgehensweisen teilt.

Vielen Dank und Grüße,
Simon

[Shaki]

Hallo Simon,
vielen Dank für Deine Frage: an dem Punkt war ich nämlich auch irgendwann mal angekommen… ':)

Da ich schöne, alte Dinge nicht einfach nur kaufen und hinstellen mag, sondern immer auch den geschichtlichen Hintergrund recherchiere, damit ich weiß, was mir das Stück „erzählen“ möchte, kam auch ich nicht umhin, mir dahingehend etwas einfallen zu lassen:

1). Blickt man da selber irgendwann nicht mehr durch bzw. kann sich, spätestens ab einem bestimmten Umfang an „Schätzen“, auch einfach nicht mehr an alle (bereits mühsam recherchierten) Details erinnern >:)

2). Ist es am Tag „X“ für die Hinterbliebenen doch auch erleichternd / zeitsparend die entsprechenden Infos zu bekommen, bevor man evtl. wertvolle Dinge für ein paar Mäuse auf dem Flohmarkt verscherbelt / oder sich von wem auch immer über den Tisch ziehen lässt.
Man liest das hier im Forum ja wirklich beinahe täglich, dass Hinterlassenschaften aufzulösen sind und die Familie vor einem großen Berg Fragezeichen sitzen.


Ne richtig ausgefeilte intelligente Lösung hab ich Dir aber leider auch nicht anzubieten, bzw. ist mir bisher nicht untergekommen:
Ich hab pro Kategorie (Porzellan, Keramik, Schmuck, Möbel, Bilder usw.) eine simple Word-Datei und im Dokument dann eben eine Anzahl „X“ an Spalten:

- wann und wo / ggf. von wem gekauft
- Preis
- ggf. Abmessungen
- Infos des Verkäufers zum Objekt
- ausführliche Beschreibung inklusive Recherche-Ergebnisse (alles was ich selbst über das Objekt gefunden habe + ggf. Infos die ich hier von Forumsmitgliedern erhalten habe) usw.
- zu jedem Ding ein / mehrere Bilder.

Ich bin sehr gespannt, ob überhaupt – und wenn ja - wie andere hier im Forum das handhaben.
Wenn’s da ne intelligentere Lösung, als meine, gäbe … wäre ich nicht unglücklich.

Liebe Grüße und noch einen schönen Tag.

[Simon10]

Word Dokumente sind doch schonmal eine solide Ausgangslage, soweit bin ich noch nicht:)
Ich mach von allen gekauften Artikeln inklusive Bilder, Beschreibung, Kaufpreis etc. Screenshots und speichere diese dann in fortlaufenden Ordnern (ohne Rubrik o.Ä.) ab. Das Ganze sichere ich dann auch noch in der Cloud. So habe ich zumindest von überall Zugriff auf alle Daten und ein Totalverlust ist fast unmöglich. Auch beim Wiederverkauf hat sich das bisher immer bewährt, durch entsprechende Stichworte hab ich ruckzuck den Ordner rausgesucht. Leider habe ich die Ordner nie um die recherchierten Ergebnisse erweitert, was bei einigen Sachen aber echt nötig wäre. Wenn man eine tolle Liste mit einheitlichen Beschreibungen und Bildern hätte, könnte man sich sogar ein schönes Sammlerbuch erstellen, mit der Option von Erweiterungen.

Viele Grüße,
Simon

[cornetto]

Moin,
ich stricke auch seit einiger Zeit an so einer "Datenbank".
Versuchshalber habe ich ein "altes" Warenwirtschaftsprogramm (ich glaube von Lexware) eingerichtet - verworfen/aufgeschoben habe ich die Idee dann zunächst nur, weil man in diesem Programm nur 1 Artikelbild hinterlegen konnte.

Die grundlegende Idee ist folgende:
Man legt jedes Kunstwerk als Artikel an EK/Einkaufspreis, VK/Schätzwert, Artikeltext= Beschreibung, Maße etc und natürlich (mehrere) Fotos und weiteres im Freitext.
Den "Kundenstamm" habe ich zum "Künstlerstamm" umgemodelt mit Lebensdaten, Vita im Freitext usw. (die Verlinkung zu den Werken über "dieser Kunde hat diesen Artikel gekauft")
Den "Lieferantenstamm" nutzt man für seine Bezugsquellen der jeweiligen Werke.
Den "Vertriebsadressenstamm" (wenn vorhanden) nutzt man für die besten Verkaufsplätze der Artikel - z. B. Auktionshäuser in bestimmten Regionen, wo der gefragte Artikel am besten gehandelt werden sollte (im Ablebensfall auch interessant für Hinterbliebene )
Die "Warengruppen", wo man die jeweiligen Einzelartikel einsortiert, nennt man dann "Tafelsilber", "Ölbilder", "Möbel" oder sonstwie.
Auf Knopfdruck können viele dieser WW-Programme inzwischen fertig gestaltete Artikelseiten (teilweise frei editierbar) heraushauen oder sogar einen kompletten Artikelkatalog erstellen.
Ebenfalls kann man auch viele Auswertungen machen - ges. Einstandswert, möglicher VK-Wert, soundsoviel in 2022 gekauft, usw..
Der Umgang mit diesen Programmen ist auch für Laien ohne Programmierkenntnisse relativ einfach.

Die Idee/das Gerüst steht - ich suche nun nur noch ein Programm (evtl. Freeware oder günstig) welches diese Option mit mehreren Artikelfotos in guter Quali hat.
In meiner Firma arbeite ich mit einem, das kostet jedoch jährlich satte Lizenzgebühren - da gibt es bestimmt auch noch was "für den Hausgebrauch", muss ja nicht den gesetzlichen/fiskalischen Vorgaben für "offizielle" WW- und Kassensysteme entsprechen.

Gruß Bernd

Nachtrag: Wenn es nur um den reinen Objektbestand geht, gibt es aber auch schon fertige Software zu kaufen. Z.B. [Gäste sehen keine Links] - da kann man auch ne Testversion laden.

[Apothekarium]

Ich würde Filemaker Pro oder MS Access (kenne ich nicht, sollte aber ähnlich funktionieren) empfehlen und dort dann eine Datenbank plus UI zusammenklicken. Dazu sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, man kann alles mit einer GUI zusammenstellen. Dann hat man soviele Bilderfenster wie man braucht und genau die Felder und Kategorien, die man eben haben will. Es ist zwar etwas Gefummel, wie immer wenn es um UIs geht, aber wer mit Word umgehen kann, der sollte das auch können.

[Willi]

Also ich hab ein schönes, gebundenes Büchlein, in welches ich alle Stücke handschriftlich eintrage(n habe) - eben alles, was ich dazu weiß. Irgendwann bei etwa dem gefühlten 500sten Objekt bin ich dann in Verzug geraten, und habs dann mal aufgegeben. Das hier ist aber ein Anlass, über eine Wiederaufnahme nachzudenken. Ich wünsche es niemandem, aber bei unserem Wohnungseinbruch waren die genauen Aufzeichnungen extrem hilfreich! (Beschreibung, Kaufpreis, Gewicht, ...)

[cornetto]

Habe mich auf Grund dieses Threads nochmal mit der "einfachen Kauflösung" beschäftigt - m. M. n. gar keine schlechte Lösung für um die 25 Euro.
Kannst dir vieles selbst einrichten, viele Fotos hinterlegen, Dokumente anhängen, Links über den integrierten Browser abspeichern usw.
Bevor man selbst mit Access und dergleichen zig Stunden verbrennt.
Und eine "Offline-Lösung" halte ich, gerade bei höherwertigen Sammlungen, eher für vorteilhaft, anstatt alle Daten und Unterlagen in die Welt heraus zu blasen.

[Shaki]

Habe mich auf Grund dieses Threads nochmal mit der "einfachen Kauflösung" beschäftigt

Hallo Bernd,
danke für den Hinweis.

Ich hab mir das gerade auch angeschaut und das ist schon ziemlich DAS, was mir seit längerem vorschwebt:
Die Oberfläche sieht bedienerfreundlich aus, es gibt viele Eingabemöglichkeiten, der Preis ist günstig und - für meine Begriffe - ist das schon so ziemlich das, was ich mir vorgestellt habe.
Für meine Anwendung ist das vollkommen ausreichend - ich will ja keine Doktorarbeit draus machen... >:)

Und, wie Du schreibst: bevor ich mir da selber wieder stundenlang was zusammenpfriemeln muss, da ist mir (zumal zu dem Preis) ne fertige Nummer die bessere Lösung.

Nochmals vielen Dank fürs Teilen! :*

Liebe Grüße und a guats Nächtle euch allen!

[Simon10]

Das hier ist aber ein Anlass, über eine Wiederaufnahme nachzudenken. Ich wünsche es niemandem, aber bei unserem Wohnungseinbruch waren die genauen Aufzeichnungen extrem hilfreich! (Beschreibung, Kaufpreis, Gewicht, ...)

Hallo Willi,

daran kann ich mich noch erinnern, ein absoluter Albtraum. Ich habe seit deinem damaligen Post auch aktuelle Fotos am tatsächlichen Standort gemacht, sodass bei einem Versicherungsfall alles schön dokumentiert ist. Was die Rahmendaten angeht (EK-Preis, Artikelbeschreibung der Verkäufer, Bilder etc.) bin ich glücklicherweise tagesaktuell. Nur fehlen weitere Informationen, die ich oder auch andere recherchiert haben. Auch sind manche Artikelbeschreibungen sehr vage oder eben schlichtweg falsch, was ich dann eben nicht ergänzt/korrigiert habe.

Das Dokumentieren der Einkaufsdaten auch mit Zahlungsnachweisen würde ich grundsätzlich und ausnahmslos jedem empfehlen. Das dauert bei mir pro Stück etwa 2min. Ich mache ca. 20-30 Screenshots (jpg) über das Smartphone und lege diese in einem Ordner auf dem Smartphone (lokal mit automatischer Sicherung in der Cloud) ab. Den Ordner schicke ich mir dann noch als backup via E-Mail. Das sind dann ca. 5mb pro Ordner.
Optisch macht das leider nicht viel her, auch ist alles nur chronologisch geordnet und nicht in Rubriken. So ein richtig schönes Register mit allen Daten und ordentlichen Bildern ist mein Ziel. Ich habe aber ebenfalls die Sorge, dass man damit irgendwann in Verzug kommt und dann keine Lust mehr hat. Auch müsste man erstmal den Anfang machen und viele Stunden investieren. Vermutlich werde ich es erstmal so handhaben, dass ich Rechercheergebnisse im digitalen Notitzbuch screenshote und dann ebenfalls im entsprechenden Ordner ablege. Das rückwirkend zu machen hält sich zeitlich noch in Grenzen.

Viele Grüße und vielen Dank für eure Beiträge und den Input,
Simon

[Simon10]

BTW: Könnte nochmals jemand den namen der Software nennen, die als "einfache Kauflösung" vorgestellt wurde? Das Bild ist weg, der Name würde reichen, dann kann sich das jeder mal anschauen.

Danke:)